ホームページ制作の流れとは？　やることや必要な書類も紹介

今回の記事を書いてる人

• 元雑誌編集記者
• オウンドメディアを構築
• コンテンツマーケティング

KOZA

雑誌編集記者からWeb業界に転身。SEOの内部要因と外部要因とを踏まえたオウンドメディアを構築。CVが獲得できるコンテンツマーケティングを実践

ホームページ制作の第一歩はオリエンテーションから

オリエンテーションとは、ホームページの制作を依頼する会社と、どんなホームページを制作してほしいのか、方向性を伝える最初の打ち合わせのことです。

質問事項は事前に確認する

ホームページの制作会社は、当たり前のことですがその道のプロなので、依頼者のニーズを把握するために、様々な質問を用意しています。その質問に答えていくことで、ホームページの方向性がかたちになっていきます。どんなホームページにしたいのか、事前に考えておくために、オリエンテーションでの質問事項を、ホームページの制作会社から事前に送ってもらいましょう。

表情やしぐさから伝わっているか確認する

オリエンテーションの最も大切なことは、これからホームページの制作を依頼する会社の方たちと、良好な関係を築くことです。ホームページの細かなデザインや機能のことは、後になっても電話やメールで確認することはできます。お互いに初顔合わせとなるオリエンテーションでは、メールや電話では伝わりにくいニュアンスや、会社として大切にしていることが何かを伝え、伝わっているのか表情やしぐさなどから確認しましょう。

ホームページ制作の方向性を2つの書類で最終チェック

オリエンテーションの次のステップは、ホームページの制作会社から提出された企画提案書と要件定義書のチェックです。企画提案書とは、オリエンテーションで話し合った内容をもとにホームページの構成を表すサイトマップ、スケジュール、記事の内容や見積金額をまとめたものです。要件定義書とは、企画提案書で要望が決まった内容を、具体的な機能や画面に落とし込んだものです。問い合わせや資料を請求するフォームや決済機能、サーバー環境などが要件定義書でまとめられています。どちらもホームページの方向性を確定させる大切な資料です。わからないことがあれば必ず確認しましょう。

ホームページ制作の発注から納品までの流れと必要な書類

企画提案書と要件定義書を確認して、内容に問題がなければ、ホームページの制作会社へ正式に発注します。ホームページの制作には、発注から納品、支払いまでの間に、様々な書類のやり取りが発生しますが、そういった書類の流れを抑え、管理するのもホームページの制作を依頼するうえで、大切な仕事のひとつです。

ホームページ制作の依頼を注文書と契約書で確定

ホームページの制作会社に依頼することが決まったら、ホームページの制作にかかる作業の内容や金額、支払い条件、日付が入った注文書を作成し、ホームページの制作会社が契約書を作成して締結します。契約締結後、制作作業が開始され、ホームページの公開によって、納品となります。

ホームページの納品、検収、支払いで完了する

納品時には、ホームページの制作会社から納品書が渡されます。ホームページが依頼した通りの内容で機能するかどうか確認すると、次はホームページの制作会社から検収書が提出されます。検収書を受領したら、支払い条件を確認して請求書を受け取り、条件に基づいて料金を支払います。ホームページの制作会社に連絡を入れて、一通りの流れが完了です。

実際には、事務作業を簡略化するために、契約書や納品書、検収書を省略して、発注書と契約書だけがやり取りされる場合や、見積書と請求書だけを発行する場合もあります。ただし、いずれの場合でも、後々のトラブルを避けるために、受注や納品などのやり取りはメールや書面で残しておきましょう。やり取りの経過をきちんと残しておけば、ホームページの制作会社の担当者が途中で変更になった場合でも、引継ぎに役立ちます。

ホームページ制作の途中でよくあるトラブルと解決方法

ホームページの制作は、スムーズに進行しないこともあります。よくあるトラブルと、その解決方法を紹介します。

追加費用が発生する可能性がある

ホームページを制作してもらう途中で、「この機能が必要になったから」と、最初の見積もりに含まれていなかった機能の追加などを依頼することがあります。そうした場合、追加費用が発生する可能性があるので、再見積もりを依頼しましょう。場合によっては、制作の工数内で収まることもあり、追加費用が発生しないこともあり得えます。また、制作側のリソースの問題で対応できない、もしくは制作期間の延長を求められるケースも考えられます。ホームページの制作会社と、費用や対応について、しっかり話し合いましょう。

スケジュールが遅れる可能性がある

ホームページの制作で必要な素材が揃わない、社内でのチェックが終わらないなどの理由で、リリース日が当初の予定よりも遅れる可能性があります。リリースが遅れると、当初の計画通りの売上を達成できない恐れがあります。リリース日が遅れそうな場合は、すぐに社内へ情報を共有しましょう。

まとめ

ホームページの制作の責任者は、費用やデザイン、機能のチェックだけでなく、書類やスケジュールの管理にまで、気を遣いましょう。初めてホームページを制作する方にとって、どのタイミングで、何をしなかればならないのか、わかりにくいものです。ホームページの制作会社は、そうした方のパートナーでもあります。わからないことはすぐに相談しましょう。そうすることが、お互いのトラブルを避けることにもつながるからです。